Унифицированные формы ТОРГ, которыми оформляется приемка товаров, утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Форма ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров"

Эта форма применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.

Акт составляется членами приемочной комиссии. Ее состав утверждается в приказе руководителя организации.

По общим правилам проверке подлежат объективные характеристики товара: количество, ассортимент, качество, комплектность, упаковка и тара. Условиями договора могут быть предусмотрены дополнительные требования к характеристикам товаров. При их приемке следует проверить выполнение этих условий.

Все товары, поступающие в торговую организацию, должны быть сертифицированы, а в числе сопроводительных документов необходимо представить сертификат - документ, удостоверяющий качество товара в соответствии с принятыми стандартами. При заполнении строки "Сертификат" необходимо указать номер сертификата (декларации соответствия, иного документа качества), наименование органа, выдавшего этот документ, и срок его действия.

По строке "Способ доставки" надо указать вид транспортного средства, доставившего товар (автотранспортное средство, железнодорожный вагон, контейнер, судно и т.д.).

Комиссия производит приемку товара по фактическому наличию. Если обнаруживаются отклонения по количеству, качеству или массе, покупатель должен произвести следующие действия:

- приостановить приемку товара;

- обеспечить его сохранность;

- принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией);

- вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке товара прерывалась, в акте необходимо указать:

- время перерыва;

- его причины;

- условия хранения товара во время перерыва.

Количество составляемых актов и комплектность документов определяются фактической ситуацией.

В сопроводительном документе на товар (в товарной, товарно-транспортной накладной и т.п.) делается отметка об актировании, т.е. указываются номер и дата приемного акта.

Акт по форме N ТОРГ-1 составляется в случаях, когда:

- расхождений с документами поставщика нет, но составление акта предусмотрено договором или графиком документооборота организации при каждом поступлении товара либо при поступлении партий товара определенного объема;

- обнаружены расхождения с документами поставщика, товар поступил без предварительной оплаты или с частичной предоплатой, не превышающей стоимость фактически поступившего товара, и поставщик согласен с результатами приемки товара. Поставщик может выразить свое согласие как заочно, так и направив представителя в место приемки товара;

- поставка соответствует условиям договора, но при приемке товара обнаружены расхождения с сопроводительными документами поставщика. Как и в предыдущем случае, поставщик может выразить свое согласие с результатами приемки товара заочно либо направив своего представителя для участия в приемке товара;

- при приемке товара обнаружено нарушение тары. В этом случае вызывается представитель поставщика. Товар в нарушенной таре в его присутствии перевешивается (пересчитывается, перемеривается). Результаты перевеса (пересчета, перемеривания) отражаются в акте, который подписывает представитель поставщика;

- в других аналогичных случаях, когда по результатам приемки товаров покупателю (грузополучателю) не требуется оформлять рекламацию (претензию) поставщику, в т.ч. при обнаружении расхождений в количестве поступившего товара.

Применение актов форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3

для оформления приемки товаров

Формы N N ТОРГ-2 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей" и ТОРГ-3 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров" применяются для оприходования товара, имеющего количественные и (или) качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика.

Форма N ТОРГ-3 применяется при поступлении в торговую организацию товара от иностранного партнера по импортному контракту.

Акты, составленные по этим формам, являются основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю.

Приемку товара осуществляет комиссия, назначенная приказом руководителя организации.

Принимая товар по количеству, члены комиссии сравнивают его фактическое количество с данными, указанными поставщиком или грузоотправителем в сопроводительных документах.

Приемка товара по качеству и комплектности означает проверку соответствия фактического состояния товара требованиям к качеству (комплектности), предусмотренным договором (контрактом).

Акты составляют и подписывают члены комиссии, представители организации поставщика или грузоотправителя, эксперт организации, на которую возложено проведение экспертизы. Вместо эксперта можно пригласить компетентного представителя незаинтересованной организации.

Приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с условиями, оговоренными в контракте с иностранным поставщиком. Если эти условия специально не оговорены, следует руководствоваться Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов, утв. Госарбитражем СССР 15.10.1990. При приемке импортных товаров приглашают экспертов Торгово-промышленной палаты. Если такой возможности нет, в приемке товара принимают участие представители других незаинтересованных организаций.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товары, для которых не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. Достаточно сделать в конце акта отметку следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

После составления акта его необходимо утвердить у руководителя и передать в бухгалтерию организации под расписку. Вместе с актом в бухгалтерию передаются сопроводительные документы на товар (товарная, железнодорожная, товарно-транспортная накладная, счет и т.д.) и счет-фактура. Бухгалтерия делает расчет суммы претензии, а юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей груз.

При расхождениях по качеству:

- товар, не соответствующий условиям поставки, но годный для дальнейшей реализации по пониженным ценам (например, в результате незначительных внешних дефектов, более низкой сортности товара, более низких потребительских свойств и т.п.), приходуется по ценам поставщика, а затем производится его уценка. Сумма уценки предъявляется поставщику в претензионном порядке;

- некачественный товар подлежит возврату поставщику.

Организация-покупатель принимает указанный товар не на баланс, а на ответственное хранение и приходует за балансом. После составления акта и претензионных документов организация-покупатель оформляет накладную на возврат товара, отгружает товар поставщику и списывает его с забалансового учета.

Если товар был предварительно оплачен, сумма аванса учитывается как претензионная (по дебету субсчета 76/2 "Расчеты по претензиям"):

Д-т 76/2 К-т 60 (субсчет "Авансы выданные") - на сумму уплаченного аванса.

Согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ в случаях, когда обнаружены неустранимые недостатки товара, покупатель может:

- отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы.

В таком случае возврат денежных средств в бухгалтерском учете отражают проводкой:

Д-т 51 К-т 76/2 - на сумму возвращенного аванса;

- потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору. В таком случае поступление нового товара в бухгалтерском учете покупателя отражают проводкой:

Д-т 41 К-т 76/2 - на стоимость поступившего товара.

Акт по форме N ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, а по форме N ТОРГ-3 - в пяти экземплярах.

В сопроводительных документах на поступивший товар делается отметка об обнаруженных расхождениях и составлении акта. При этом необходимо указать номер и дату составления акта.

Форма ТОРГ-4

"Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика"

Этот акт служит основанием для принятия к учету товаров по неотфактурованным поставкам. Таковыми называют поступление грузов без расчетных документов поставщиков.

Акт составляется в двух экземплярах с отражением фактического количества поступившего товара в присутствии материально ответственного лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

При поступлении товаров без расчетных документов поставщика они приходуются по цене, предусмотренной в договоре поставки. Эта цена указывается в акте.

Если в договоре купли-продажи (поставки) цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, целесообразно оприходовать поступивший товар по учетным ценам, а при поступлении документов от поставщика произвести корректирующие записи. Порядок определения учетной цены организация устанавливает в бухгалтерской учетной политике. На балансовом счете 60 "Расчеты с поставщиками" неотфактурованные поставки учитываются обособленно.

Форма ТОРГ-5 "Акт об оприходовании тары,

не указанной в счете поставщика"

Такой акт составляется в случаях, когда товар поступает в торговую организацию в таре или упаковке, не указанной в счете поставщика отдельной строкой, а цена на нее включена в цену товара. При распаковывании поступившего товара тара, цена которой включена в цену товара, приходуется отдельно.

Акт составляется в двух экземплярах в присутствии материально ответственного лица и подписывается членами комиссии и материально ответственным лицом, принявшим тару на хранение. Утверждает акт руководитель организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица, принявшего тару.

В акте отражают фактическое наличие тары, цену за единицу тары и общую стоимость тары, поступившей с товаром.

При наличии акта ТОРГ-5 в бухгалтерском учете поступивший товар приходуется по цене поставщика за минусом стоимости тары. Тара приходуется на специальном субсчете 41/3 "Тара под товаром и порожняя" по ценам, указанным в акте ТОРГ-5.

В дальнейшем эта тара может быть использована при продаже товаров. В таком случае она отписывается покупателю вместе с товаром по накладной. Причем в накладной тара указывается отдельной строкой.

Тару можно продать как товар по цене возможной реализации.

Тара может быть использована предприятием торговли для хозяйственных нужд. В таком случае ее стоимость списывается на издержки обращения (коммерческие расходы).

Непригодная тара подлежит утилизации. В случае утилизации стоимость тары списывается на издержки обращения по статье "Расходы на тару".

Форма ТОРГ-6 "Акт о завесе тары"

Этот акт применяется для оформления приемки и завеса тары. Завес тары - один из видов товарных потерь, возникающих как разница между фактическим весом тары из-под товара и ее массой по трафарету (маркировке).

Например, в магазин поступило пять бочек с яблочным повидлом. Фрагмент товарной накладной поставщика (ТОРГ-12) приведен в табл. 19.

Таблица 19

Фрагмент товарной накладной поставщика (ТОРГ-12)

Наименование
товара

Ед. изм.

Вид
упаковки

Количество

Масса
брутто

Масса
нетто

Цена,
руб.
коп.

Сумма без
НДС, руб.

в одном
месте

мест,
штук

2

4

6

7

8

9

10

11

12

Повидло
яблочное

кг

бочка

110

5

550

500

300

150 000

По документам вес брутто одной бочки составляет 110 кг, вес нетто - 100 кг, вес бочки - 10 кг. Соответственно, вес пяти бочек должен составлять 50 кг.

После продажи повидла пустые бочки завесили. Их вес оказался 52 кг. Был составлен акт о завесе тары. Фрагмент этого акта приведен в табл. 20.

Таблица 20

Фрагмент акта о завесе тары

Товар
(тара)

Ед.
изм.

Количество

Поступило, масса

Завес подлежит
списанию

по документам

фактически

масса

цена,
руб.

сумма,
руб.

брутто

тара

нетто

брутто

тара

нетто

3

5

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Повидло
яблочное
(бочка)

кг

500

550

50

500

550

52

498

2

300

600

Недостача повидла в количестве 2 кг является завесом тары и подлежит списанию с материально ответственного лица. В данном случае потери в виде завеса тары образовались в результате налипания повидла на стенки бочки. Это обычный результат продажи такого вида продуктов путем расфасовывания. Он связан с технологией торгового процесса и относится к технологическим потерям.

При продаже растительного масла, поступившего в бочке, также образуются потери в виде завеса тары в результате придонного осадка.

Акт о завесе тары составляется комиссией:

- в момент распаковки товара, поступившего от поставщика в таре, подлежащей списанию;

- по мере освобождения тары от товара в результате его расфасовки или продажи.

В акте отражают массу тары по документам, фактическое наличие тары и завес, подлежащий списанию. Акт подписывают члены комиссии, а руководитель организации утверждает его.

На таре после завеса делают отметку с указанием даты и номера акта, чтобы избежать повторного завеса.

Если при приемке товара выясняется, что фактическая масса тары превышает массу, указанную в документах поставщика, акт составляют в двух экземплярах в присутствии представителя поставщика. Второй экземпляр вместе с претензией направляется поставщику для возмещения.

Если расхождения в весе тары обнаружены в ходе реализации товара, комиссия составляет акт в одном экземпляре в присутствии материально ответственного лица. Затем материально ответственное лицо передает акт в бухгалтерию с товарным отчетом. Акт служит основанием для списания с его подотчета излишне оприходованного товара.

Если в договоре поставки (купли-продажи) содержится условие, что потери в виде завеса тары, выявившиеся после реализации товара, поставщик (продавец) возмещает покупателю, акт о завесе тары нужно составить в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику для возмещения потерь.

На основании актов N ТОРГ-6 заполняется журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары (ТОРГ-7).

Форма ТОРГ-7 "Журнал регистрации

товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары"

Этот журнал применяется для учета тары, требующей завеса. Записи в журнале производятся бухгалтером на основании приемных товарных документов. Все поступающие товары, требующие завеса тары, регистрируют в журнале, занося данные о поставщике, документе на приход товара (дата и номер накладной, акта о приемке товара или другого документа), наименовании товара и весе товара по документам (брутто и нетто). После завеса тары в журнал заносят данные акта о завесе тары.

Журнал ведется в одном экземпляре. В нем собирается информация о завесе тары в целом по организации или по ее структурным подразделениям (например, складам). Все зависит от размеров предприятия и количества документов о завесе тары, которые заносятся в журнал в течение года.

Журнал открывается на год. В течение года его можно вести в электронном виде. По окончании года его следует распечатать, прошить, заверить подписями бухгалтера, ответственного за ведение журнала, и главного бухгалтера и сдать в архив организации.

Форма 1-Т "Товарно-транспортная накладная"

Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Товарный раздел заполняет грузоотправитель. Этот раздел служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя.

Транспортный раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автотранспорта и грузоперевозчик - владелец автотранспорта. В транспортном разделе учитывается транспортная работа. По данным этого раздела производятся расчеты между грузоотправителем, автотранспортной организацией и грузополучателем.

Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля. При централизованном вывозе груза со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составленными совместно с работниками организаций - владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю отдельно.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

- первый из них остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

- второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

- третий и четвертый экземпляры сдаются организации - владельцу автотранспортного средства.

Перед отправкой груза организация-грузоотправитель передает водителю второй, третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя. Водитель, получивший груз, расписывается во всех четырех экземплярах товарно-транспортной накладной.

Доставив груз получателю, водитель передает ему второй экземпляр товарно-транспортной накладной. Кроме того, грузополучатель заверяет своими подписями и печатями (штампами) третий и четвертый экземпляры и передает их водителю. Эти экземпляры сдаются в бухгалтерию организации-грузоперевозчика. Третий экземпляр служит основанием для расчетов с заказчиком автотранспорта. Организация - владелец автотранспортного средства выписывает счет за оказанные услуги по грузоперевозке, прилагает к нему третий экземпляр товарно-транспортной накладной и высылает плательщику - заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Вместе с путевым листом он хранится в бухгалтерии организации-грузоперевозчика в течение пяти лет.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый подписывает организация-грузоперевозчик и прилагает его к счету, который направляется организации-заказчику для оплаты, второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы. Третий экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для учета выполненных объемов перевозок.

Товарно-транспортная накладная служит основанием для оприходования покупателем товара и отражения в бухгалтерском учете его стоимости.

Обратите внимание! Если организация не является заказчиком перевозки товаров, оформить приобретенный товар можно на основании как товарной накладной (ТОРГ-12), так и товарно-транспортной накладной (1-Т) (см. Письма Минфина России от 15.06.2010 N 03-03-06/1/413, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/500, ФНС России от 18.08.2009 N ШС-20-3/1195).

Транспортная накладная

В соответствии со ст. 3 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ) Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 утверждены Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (далее - Правила), устанавливающие порядок перевозки различных видов грузов автомобильным транспортом, обеспечения сохранности грузов, транспортных средств и контейнеров, а также условия перевозки грузов и предоставления транспортных средств для таких перевозок.

Согласно п. 6 Правил перевозка груза осуществляется на основании соответствующего договора. Договор может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза - заявки грузоотправителя. Заключение договора перевозки подтверждается транспортной накладной. Ее форма приведена в Приложении N 4 к Правилам.

В Письме от 20.07.2011 N 03-01/08-1980ис Минтранс России разъяснил вопросы использования транспортной накладной. Ею подтверждается заключение договора перевозки груза. По мнению Минтранса России, использование транспортной накладной не исключает применение форм N N 1-Т и ТОРГ-12. Форма новой накладной предполагает наличие отправителя, получателя и перевозчика, т.е. ее следует заполнять в ситуации, когда перевозкой занимается стороннее лицо. Товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. В ней указывается стоимость груза. Товарная накладная (форма N ТОРГ-12) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, а также груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования транспортного средства для перевозки груза. Договор фрахтования заключается в форме заказа-наряда (Приложение N 5 к Правилам). По соглашению сторон договор фрахтования может быть заключен в иной форме.

Постановление вступило в силу с 25 июля 2011 г.