Хранение товаров на складах торговой организации может осуществляться одним из следующих способов:

1) сортовым.

При этом способе товары одного наименования, но различной сортности размещаются отдельно друг от друга. Такой способ хранения позволяет наиболее рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров. В данном случае необходимо разделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам;

2) партионным.

Каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. В состав партии могут входить товары различных сортов и наименований. Складская площадь используется нерационально, т.к. остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах. Однако при таком способе хранения можно выявлять излишки и недостачу в каждой партии товаров и контролировать их оплату;

3) партионно-сортовым.

Каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. При этом внутри партии товары разбираются по наименованиям и сортам и также размещаются отдельно;

4) по наименованиям.

Товары одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований.

Товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком (ТОРГ-11).

Материально ответственные лица, работающие на складе (в магазине, ином торговом подразделении), ведут количественно-суммовой учет товаров на специальных карточках унифицированной формы. Кроме того, материально ответственные лица составляют товарные отчеты, где отражают поступление и отпуск товаров за определенный период времени. Товарные отчеты с приложенными к ним первичными приходными и расходными документами передаются в бухгалтерию. Срок представления товарных отчетов (от одного до 10 дней) устанавливается руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы (объемов поставок, товарооборота и пр.).

Если для учета товаров организация применяет стоимостный (суммовой, сальдовый) метод, материально ответственные лица составляют товарный отчет по унифицированной форме N ТОРГ-29 и отчет по таре унифицированной формы N ТОРГ-30.

Унифицированные формы "МХ" для складского учета товаров утверждены Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66.

Форма ТОРГ-29 "Товарный отчет"

В адресной части товарного отчета следует указать наименование организации, структурного подразделения, Ф.И.О. материально ответственного лица, номер товарного отчета, дату его составления, а также период, за который он составляется.

В приходной части отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ записывают отдельно. При этом указывают наименование поставщика, вид приходного документа, его дату и номер. Затем рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и определяют сумму остатка на начало периода и прихода за период.

В расходной части товарного отчета определяют общую сумму расхода товаров и тары за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой.

Если организация розничной торговли ведет учет товаров по продажным ценам, в расходной части товарного отчета отражаются:

- выручка по чекам контрольно-кассовой техники (ККТ);

- выручка от мелкорозничной торговли по приходным ордерам;

- возврат поставщику некачественного товара;

- перемещение товаров;

- отпуск мелким оптом и т.п.

Товарный отчет составляется для подтверждения товарного остатка.

Материально ответственное лицо составляет товарный отчет в двух экземплярах.

Все приходные и расходные документы, на основании которых составлен отчет, следует располагать в хронологическом порядке. Товарные отчеты должны нумероваться последовательно с начала и до конца года, начиная с N 1.

Товарные отчеты материально ответственных лиц, поступивших на работу не с начала года, нумеруются со дня начала работы и до конца года, начиная с N 1.

В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и подчистки не допускаются. Чтобы исправить ошибку, необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильную запись, надписать правильный текст или цифру, сделать запись "Исправлено", проставить дату исправления и подтвердить исправление подписями бухгалтера и материально ответственного лица.

Товарный отчет подписывают материально ответственное лицо и бухгалтер, принимающий его. Утверждает отчет руководитель торговой организации или лицо, на которое возложены эти обязанности приказом руководителя.

Первый экземпляр отчета сдается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами. Второй остается у материально ответственного лица.

Форма ТОРГ-30 "Отчет по таре"

Вместе с товарным отчетом материально ответственное лицо сдает отчет по таре за тот же отчетный период.

В отчете по таре отражают движение многооборотной тары (в т.ч. возвратной) за отчетный период по наименованиям. В этот же отчет включают сведения о поступивших под товаром контейнерах, таре-оборудовании, которые подлежат возврату поставщику.

В отчете также указывают номера и даты документов о поступлении и выбытии тары.

Возвратная тара, контейнеры, тара-оборудование указываются в накладной поставщика отдельной строкой по залоговой цене. По этой цене они отражаются в отчете по таре: при поступлении под товаром - в приходной части отчета, при возврате поставщику - в расходной.

Многооборотной называется тара, которую торговая организация может использовать для отпуска товаров, хозяйственных нужд либо продажи по цене возможной реализации. В этом случае тара, указанная в накладной поставщика отдельной строкой, приходуется по ценам поставщика. Если стоимость тары включена в цену товара, при оприходовании товара надо составить акт формы N ТОРГ-5 и указать наименование и количество поступившей под товаром тары, а также определить ее цену, выделив из цены товара.

При использовании тары для хозяйственных нужд она списывается с материально ответственного лица по требованию-накладной (типовая форма N М-11, утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

Отчетный период для сдачи товарных отчетов и отчетов по таре устанавливается руководителем организации. Отчет по таре составляется и сдается в бухгалтерию одновременно с товарным отчетом ТОРГ-29.

Материально ответственное лицо составляет отчет по таре в двух экземплярах: один сдается в бухгалтерию с товарным отчетом, второй с отметкой бухгалтера остается у материально ответственного лица. К отчету по таре, который сдается в бухгалтерию, прилагаются все первичные документы по приходу и выбытию тары.

Первый экземпляр отчета хранится в бухгалтерии в течение срока, установленного для хранения бухгалтерских документов. Второй - у материально ответственного лица до ревизии (инвентаризации). Документы, относящиеся к обревизованному периоду, материально ответственное лицо сдает в бухгалтерию.

Форма ТОРГ-28

"Карточка количественно-суммового учета"

Карточка количественно-суммового учета применяется в организациях торговли для аналитического учета товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении.

Карточка открывается на каждое наименование и сорт товара. Однородные товары с одинаковой учетной ценой учитываются на одной карточке. В карточке товару присваивается код (номенклатурный номер). Таким образом, каждая карточка отражает движение товара с одним номенклатурным номером.

Записи в карточке производятся в количественном и суммовом выражении на основании первичных приходных и расходных документов, которые материально ответственное лицо сдает в бухгалтерию с товарным отчетом.

Если количественно-суммовой учет применяется в организации розничной торговли, ведущей учет товаров по продажным (розничным) ценам, на однородные товары с одинаковыми розничными ценами открывается одна карточка.

Карточки ведут материально ответственные лица в соответствии с должностной инструкцией и графиком документооборота.

По окончании каждого месяца материально ответственное лицо приходит в бухгалтерию со своими карточками количественно-суммового учета для сверки товарных остатков по количеству и стоимости. Сверка производится по каждой карточке (каждому номенклатурному номеру). По окончании сверки бухгалтер делает отметку в карточке материально ответственного лица о том, что сверка проведена.

Форма ТОРГ-18 "Журнал учета товаров на складе"

Этот журнал предназначен для количественного учета товаров. Он содержит следующие показатели:

- дату и номер приходных и расходных документов;

- приход, расход и остаток каждого наименования товара по количеству;

- сведения о поставщике или покупателе товара;

- прочие сведения (в седьмой графе можно указать, например, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах и пр.).

Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При компьютерной обработке приходных и расходных документов возможен вариант получения формы журнала в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации.

Журнал ведется материально ответственными лицами в разрезе наименований, сортов, количества и цены.

Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных товарных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Журнал ведется в одном экземпляре и хранится на складе.

Если журналы и (или) карточки ведутся в электронном виде, бухгалтер и материально ответственное лицо после проведения сверки подписывают оборотно-сальдовую ведомость складского учета. Этот документ подтверждает, что сверка проведена и расхождений в складском и бухгалтерском учете нет.

Форма ТОРГ-31

"Сопроводительный реестр сдачи документов"

Данная форма применяется для регистрации товарных приходных и расходных документов и составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Длительность отчетного периода устанавливается графиком документооборота (ежедневно, один раз в три дня и т.п.).

Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию. Второй остается у материально ответственного лица.

Партионный учет товаров (формы МХ-10, МХ -19)

При партионном и партионно-сортовом способах хранения товаров на каждую партию выписывается партионная карта в двух экземплярах. Один экземпляр остается на складе и является регистром складского учета, а второй передается в бухгалтерию. Партионная карта заполняется по унифицированной форме N МХ-10.

Одной партией считают:

- товары, поступившие одним видом транспорта, независимо от количества транспортных документов;

- товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам от одного поставщика.

Учет товаров в партионных картах ведется на основании приходных и расходных товарных документов. При заполнении партионной карты в ней указывают:

- номер партионной карты и дату ее составления;

- наименование товара;

- номер и дату акта о приеме товара;

- номер и дату накладной, по которой товар поступил;

- реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления;

- наименование, сорт и количество (массу) товара.

По мере отпуска товаров в партионной карте указывают:

- дату отпуска;

- номер расходного товарного документа;

- наименование получателя;

- вид транспорта, место отправления;

- наименование, сорт и количество (массу) отпущенного товара.

Полный расход партии товаров оформляют в партионной карте подписями заведующего складом и товароведа. После этого партионную карту передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке данной партии выявляется недостача товаров, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают в расходы на продажу (Д-т 44 К-т 94), а сверх норм естественной убыли - взыскивают с материально ответственного лица (Д-т 94 К-т 41/1, Д-т 73/2 К-т 94). Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют с отнесением на прочие доходы (Д-т 41/1 К-т 91/1).

По окончании месяца остатки товаров в натуральном выражении из регистров складского учета заносятся материально ответственными лицами в Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения унифицированной формы N МХ-19. Ведомости заводятся на год по каждому материально ответственному лицу. Путем подсчетов исчисляется общая стоимость товаров по ведомости учета, которая сверяется с данными синтетического учета по балансовому счету 41 (субсчет "Товары на складах"). Ведомость подписывают работник бухгалтерии и материально ответственное лицо.

Для удобства в партионную карту можно ввести графу "Учетная цена товара". Это значительно упростит процесс проведения сверки, а также заполнение оборотной ведомости.